Mit dem Klick auf den Link bzw. den Button „Videokonferenz beitreten“ gelangt man auf die Seite des Anbieters Zoom:

Falls das Programm Zoom bereits auf dem PC installiert ist (wie im Bild oben), fragt der Browser, ob er das Programm öffnen soll. Alternativ fragt die Seite, ob man das Programm installieren möchte.

Wir empfehlen die Nutzung des dazugehörigen Programms (Zoom-Client) ausdrücklich, um eine stabile Verbindung zu gewährleisten und die Versammlung besser verfolgen zu können.

Alternativ kann Zoom auch im Browser (bspw. Chrome oder Firefox) verwendet werden, indem man auf den Link „Mit ihrem Browser anmelden“ klickt.

Als weitere Alternative zum PC kann Zoom auch über das Smartphone und eine dazugehörige App genutzt werden. Diese Variante empfehlen wir nicht, da man auf dem kleinen Handy-Bildschirm sehr schnell die Übersicht verliert und die vielen Teilnehmenden nicht im Überblick hat.

Auf der linken Seite findet man die Funktionen, um das Mikrofon anzumachen (Audio ein) und das eigene Video der Webcam zu starten.

Durch ein erneutes Klicken auf die Schaltfläche kann man das Mikrofon wieder stummschalten bzw. das Video beenden.

Es kann vorkommen, dass man auf „Audio ein“ klickt, aber das Programm nicht das Mikrofon ausgewählt hat und somit alle anderen einen nicht hören können. Hier ist das Problem häufig in den Einstellungen zu finden. Diese findet man, wenn man auf den kleinen Pfeil nach oben klickt:

Danach hat man die Möglichkeit das jeweilige Mikrofon und den Lautsprecher auszuwählen.

Bitte testet dies bereits vor der Sitzung im Warteraum nach dem „Check-In“ ab 18.30 Uhr.

Auf die gleiche Art und Weise kommt man zu den Einstellungen für das Video.

Im mittleren unteren Bereich im Programm Zoom findet man folgende Funktionen:

Bei Klick auf Teilnehmer öffnet sich die Liste der anwesenden Personen auf der rechten Seite des Programmes. Sowohl im Symbol als auch in der Liste findet man eine Zahl, welche die Anzahl der Personen wiedergibt.

Bei Klick auf Chat öffnet sich ebenso am rechten Rand eine Leiste, um mit allen Personen zu kommunizieren. Ebenso ist es hier möglich private Direktnachrichten an einzelne Mitglieder zu verschicken, indem bei „Versenden an“ den jeweiligen Personenkreis auswählt.

Bei Klick auf die Funktion Reaktionen öffnet sich ein weiteres, kleine Fenster mit möglichen Reaktionen. Dort findet man auch die Option „Hand heben„.

Diese Funktion nutzen wir, um die Redebeiträge und Wortmeldungen zu koordinieren. Am besten lässt man dazu die Hand so lange oben bis man seinen Redebeitrag beendet hat. Danach kann man an der gleichen Stelle auf „Hand senken“ klicken, wenn man keinen weitere Wortmeldung hat.

Ebenso kann man durch entsprechende Symbole und Emoticons seine Zustimmung oder Ablehnung virtuell äußern. Dies kann für kurze Stimmungsbilder sehr nützlich sein.

Wenn man mit der Maus sich in die rechte, obere Ecke bewegt taucht eine Funktion „Ansicht“ auf. Mithilfe dieser Funktion kann man zwischen den zwei verschiedenen Ansichten wechseln:

Sprecheransicht: Hier wird ganz groß nur der/die jeweilige sprechende Person angezeigt. Alle anderen Teilnehmer:innen erscheinen klein im Programm.

Gallerieansicht: Hier hat man alle Teilnehmer:innen auf einem Blick nebeneinander. Bei vielen Teilnehmer:innen kann es sein, dass man auf eine zweite Seite „umblättern“ muss, um alle anderen Teilnehmer:innen sehen zu können.

Es wird nicht empfohlen den Vollbildmodus zu verwenden. Näheres unter Tipps „zwei Fenster nebeneinander“.

Durch das gleichzeitige Drücken der Alt-Taste und einer weiteren Taste kann man folgende Funktionen über die Tastatur nutzen:

Alt + A	Mikrofon an-/ausschalten
Alt + V	Video starten / beenden
Alt + U	Teilnehmerliste öffnen / schließen
Alt + H	Chat öffnen / schließen
Alt + F	Vollbildmodus aktiveren / deaktivieren

Neben der Einwahl über den Computer besteht auch die Möglichkeit über einen Telefonanruf an der Vollversammlung teilzunehmen. Dies sollte hoffentlich nur die aller letzte Möglichkeit sein.

Dazu ruft man folgende Telefonnummer an:

+49 69 7104 9922

Anschließend wird man von einer freundlichen Stimme empfangen sowie instruiert und gebeten eine Meeting-ID bzw. Session-ID einzutippen:

936 5775 6490

Bei der Frage zu einem Kennwort oder PIN bitte folgendes eintippen:

699964

Und schon kann man alle anderen Teilnehmenden hören und selbst mit reden. Folgende Tastenkombinationen können während der Versammlung genutzt werden:

*6 – Stummschalten/Stummschaltung deaktivieren
*9 – Wortmeldung

Melde dich mit deiner E-Mailadresse und einem selbstgewählten Passwort (mind. 5 Zeichen) an.

Gebe deine Namen mit dem Namen deines Jugendverbands in das Feld ein, damit wir dich zuordnen und dir deine Delegiertenstimme zuweisen können.

Anschließend befindest du dich im Foyer (einem Wartebereich) und bist mit der Anmeldung erstmal fertig.

Wir überprüfen nun deine Anmeldung in votesUp mit der Anmeldung deines Jugendverbands in der Geschäftsstelle, um deinen Delegiertenstatus zu klären und dir deine Stimme zu zuweisen.

Sobald die Sitzungsleitung einen Tagesordnungspunkt zur Abstimmung freigegeben hat, findet man die Abstimmung auf der Startseite von votesUp. Diese findet man unter folgenden Menüpunkt:

Dort erscheint die Abstimmung. Sollte sie nicht sofort auftauchen, dann wartet kurz oder aktualisiert die Seite beispielsweise über folgenden Button auf der Startseite:

Dann erscheint euch die jeweilige Abstimmung:

einfache Abstimmungen (Ja / Nein / Enthaltung)

Abstimmungen mit mehreren Möglichkeiten und Stimmen (hier max. 5 Kreuze möglich)

Votum auswählen und mit dem Button „Abstimmen“ die jeweilige Stimme abgeben.

Wenn alle Delegierten ihre Stimme abgegeben haben bzw. wenn die Abstimmung mündlich durch die Sitzungsleitung beendet wird, werden die Stimmen durch votesUp gezählt und ausgewertet.

Das jeweilige Ergebnis der Abstimmung ist nach Schließung dieser für alle Delegierte auf der Startseite sichtbar.

Alle vergangenen Ergebnisse sind auch unter folgenden Menüpunkt einsehbar:

Dort findet ihr alle Abstimmungen chronologisch sortiert:

Unter den anderen Menüpunkten finden sich folgenden Funktionen:

Eine Liste aller Delegierten in votesUp. Dort kann man auf das Brief-Symbol bei einzelnen Delegierten klicken und ihnen eine Nachricht über votesUp schicken. Diese Funktion werden wir wahrscheinlich nicht benötigen.

Im Menü findet man dazu das passende Postfach, um alle Nachrichten abzurufen. Oben rechts befindet sich auch noch ein Button, der zwischen dem Posteingang und dem Postausgang (gesendete Nachrichten) wechselt.

Nutzt die Möglichkeit zwei Fenster nebeneinander zu nutzen. Beispielsweise links das Zoom-Meeting und rechts votesUp

Wenn man mit der Maus über die Mitte zwischen beiden Fenster fährt, dann kann man das Verhältnis der beiden Fenster sogar anpassen:

Wenn wir die Präsentation starten, dann wechselt Zoom automatisch in den Vollbildmodus. Diesen Vollbildmodus kann man wieder abschalten. Dazu geht man wieder in die rechte, obere Ecke auf „Ansichten“ und klickt auf „Vollbildmodus“, um den Haken raus zumachen. Alternativ kann man auch folgende Tasten gleichzeitig drücken, um den Vollbildmodus zu aktivieren/deaktiveren: Alt und F.

Unter folgenden Link findet man dazu auch noch ein YouTube-Video mit einer kleinen Anleitung dazu:

https://www.youtube.com/watch?v=b9DvHYfFCKs

P.S. Wer natürlich zwei Monitore hat, kann diese auch sinnvoll nutzen. Bildschirm 1 Zoom und Bildschirm 2 für votesUp. 😉

Man verwendet Zoom am PC mit Webcam und Mikrofon und ruft mit einem zweiten Endgerät (Smartphone/Tablet) den Link zu votesUp auf, um dort die Abstimmungen vorzunehmen.